Примеры связывания документов Связывание документов Word. Связывание или внедрение данных в Office для Mac Можно ли в ворде связывать таблицы
Примечание: Эта статья выполнила свою задачу, и в скором времени ее использование будет прекращено. Чтобы избежать появления ошибок "Страница не найдена", мы удаляем известные нам ссылки. Если вы создали ссылки на эту страницу, удалите их, и вместе мы обеспечим согласованность данных в Интернете.
При работе с пакетом Office доступны несколько способов обмена данными между приложениями. Один из способов - копирование и вставка данных, однако их можно также связать с источником, чтобы они обновлялись автоматически, или внедрить, чтобы обновлять данные только вручную путем открытия файла. Кроме того, использование связанного объекта позволяет создать связь с частью файла, например с несколькими ячейками на листе Excel.
Преимущества и недостатки связывания и внедрения
Word
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Найдите и выберите файл, на который должна указывать ссылка, и нажмите кнопку Параметры .
Установите флажок связать с файлом ».
Совет: В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить ОК , если вы используете Excel.
Изменение связанных данных
В меню Правка выберите команду Связи .
Если команда Связи недоступна, это означает, что в файле нет связанных данных.
В разделе Исходный файл Открыть источник .
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите нужный файл и нажмите кнопку Параметры .
Снимите флажок связать с файлом .
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить , если вы используете Word, или кнопку ОК , если вы используете Excel.
Изменение внедренных данных
Дважды щелкните внедренный объект.
Внесите изменения и сохраните их.
В меню Файл выберите команду .
В меню Правка выберите команду Копировать .
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
PowerPoint
Внедрение данных из одного файла в другой
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка выберите пункт объект , а затем - из файла .
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Нажмите кнопку Вставить , а затем кнопку ОК .
Изменение внедренных данных
Внесите необходимые изменения.
Откройте вкладку файл и нажмите кнопку Обновить .
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка .
В поле Вставить как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
Excel
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Щелкните то место, куда нужно вставить связь.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите файл, на который должна указывать ссылка, и нажмите кнопку Параметры .
Установите флажок связать с файлом ».
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Нажмите кнопку Вставить , если вы используете Word, или кнопку ОК , если вы используете Excel.
Изменение связанных данных
В меню данные выберите команду изменить связи .
В разделе Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Щелкните связанный файл. Обратите внимание, что в файле есть изменения.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Из файла .
Выберите файл, который нужно внедрить, и нажмите кнопку Параметры .
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Совет: Если требуется, чтобы отображался только значок, который можно щелкнуть для просмотра сведений, установите флажок В виде значка .
Снимите флажок Связать с файлом и нажмите кнопку Вставить , если используется приложение Word, или кнопку ОК , если используется приложение Excel.
Изменение внедренных данных
Дважды щелкните внедренный файл.
Внесите необходимые изменения.
В меню файл выберите команду Обновить .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Документ Microsoft Word , и нажмите кнопку ОК .
Word
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Помните, что изменения содержатся в файле со связью.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно создать связь с частью файла. Например, в месячном отчете о состоянии может возникнуть необходимость связать с определенным диапазоном ячейки на листе Excel, а не на весь лист. Например, вы можете создать ссылку на конкретные инструкции из документа Word, а не всего документа.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
PowerPoint
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно внедрить в ежемесячный отчет о состоянии. Отчет представляет собой презентацию PowerPoint, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После внедрения листа в презентацию файлы остаются связанными.
Щелкните место, куда требуется внедрить файл.
В меню Вставка щелкните пункт Объект и выберите вариант Создать из файла .
Найдите и выберите файл, который нужно внедрить.
Если нужно внедрить лист Excel, он должен быть первым в книге.
Нажмите кнопку Вставить , а затем кнопку ОК .
Если данные из встроенного файла не отображаются, перетаскивайте маркер изменения размера, пока не появится содержимое файла.
Изменение внедренных данных
Щелкните внедренный файл.
В меню Правка наведите указатель мыши на пункт Объект [тип объекта] , например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно встроить только часть файла. Например, в ежемесячный отчет о состоянии, может потребоваться внедрить не весь лист Excel, а только определенный диапазон ячеек на нем.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, диапазон ячеек на листе Excel).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка .
В поле Вставить как выберите тип объекта, например Лист Microsoft Excel , и нажмите кнопку ОК .
Excel
Связывание данных между файлами Word и Excel
Если данные находятся в файле Excel, а связанные сведения - в файле Word, можно связать их, чтобы упростить обновление. Например, предположим, что последние сведения о доходах от продаж нужно связать с ежемесячным отчетом о состоянии. Отчет представляет собой документ Word, а данные о доходах от продаж находятся на листе Excel. После связывания документа и листа данные в отчете о состоянии будут автоматически обновляться при изменении сведений о доходах от продаж. Возможна также ситуация, когда инструкции из документа Word необходимо вставить в несколько файлов Excel. Если использовать связывание данных, изменения в инструкциях будут автоматически отражаться во всех файлах Excel.
Исходный файл выберите нужный файл и нажмите кнопку Открыть источник .
Внесите необходимые изменения.
Помните, что изменения содержатся в файле со связью.
Внедрение данных из одного файла в другой
Если требуется сохранить связь между двумя файлами, причем основной файл не должен обновляться при изменении другого, данные можно внедрить. Например, данные можно внедрить в тех случаях, когда не нужно, чтобы отчет о состоянии обновлялся при внесении изменений на листе Excel, или не требуется, чтобы на листе Excel отражались изменения в инструкциях. Поскольку все сведения хранятся в одном файле, внедрение данных оказывается удобным в ситуациях, когда сетевую версию файла нужно отправить пользователям, не имеющим доступа к внедренному файлу.
Например Лист , и нажмите кнопку Изменить .
Внесите необходимые изменения.
В меню Файл выберите команду Закрыть и вернуться к [имя файла] .
Обратите внимание, что изменения сохраняются во внедренном файле.
Копирование данных из одного файла и их вставка в виде связанного или внедренного объекта
Можно создать связь с частью файла. Например, может потребоваться создать связь не со всем листом Excel, а только с определенным диапазоном ячеек на нем.
Выделите данные, которые нужно вставить (например, несколько предложений в документе Word).
В меню Правка выберите команду Копировать .
Перейдите в другой файл и щелкните место, куда нужно вставить скопированные данные.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка , а затем - пункт Вставить связь .
В поле Как выберите тип объекта, например Документ Microsoft Word , и нажмите кнопку ОК .
Т екстовый процессор с некоторыми базовыми возможностями электронных таблиц делает фантастическую комбинацию. Вы можете довольно просто встроить в обычный текстовый документ Microsoft Word таблицы Excel.
Внедрение Excel таблиц в основном включает крошечную копию программы. При редактировании раздела Excel документа у Вас есть доступ ко всем элементам управления Excel, как если бы Вы использовали Excel в качестве отдельной программы. Вы можете добавлять стандартные текстовые и числовые значения, и, что крайне важно, формулы, которые применяются непосредственно к мини-окну Excel.
Чтобы вставить таблицу Excel в Word 2016, нажмите вкладку «Вставить» в верхней части окна, а затем нажмите кнопку «Таблица». Нажмите «Таблица Excel» в раскрывающемся меню.
Вот пример. Я заполнил стандартные ячейки значениями и использовал одну из самых распространенных формул суммы для ячеек в последнем столбце. Итак, для значения «Всего» для «Продукт1» в ячейке E2 я использую формулу «СУММ(B2: D2)», чтобы добавить все три значения в строку и автоматически получить мою итоговую сумму. Вы можете использовать любую формулу Excel, которая Вам нравится в этой встроенной версии программы.
Таблицы Excel имеют в основном бесконечное количество строк и столбцов, но это нецелесообразно, когда Вы используете эти данные в виде таблицы в документе Word. Чтобы изменить количество видимых строк и столбцов, щелкните и перетащите опорные точки, черные квадраты, которые появляются в каждом углу и в середине поля вокруг таблицы Excel.
Когда Вы закончите редактирование этих значений, Вы можете щелкнуть на любую другую часть документа Word, а форматирование по умолчанию вернется к базовой таблице, подходящей для печати или распространения через доступные для чтения форматы, такие как PDF. Здесь Вы можете настроить ширину и высоту таблицы, чтобы лучше соответствовать форматированию документа Word без изменения количества видимых столбцов или строк.
Чтобы снова начать редактирование электронной таблицы, дважды щелкните на нее, чтобы вернуть элементы управления Excel.
Также возможно встроить существующий файл Excel, что удобно, если Вы пытаетесь обмениваться данными, которые Вы уже накопили. В таблице «Вставка» нажмите кнопку «Объект» (маленький квадрат с синей рамкой в разделе «Текст»):
В появившемся окне нажмите «Создать из файла», затем нажмите «Обзор», чтобы перейти и открыть электронную таблицу Excel на накопителе Вашего компьютера. У Вас также есть пара других вариантов. Выбор опции «Связь с файлом» сохраняет таблицу, которую Вы видите в Word, связанную с реальной электронной таблицей Excel, если они хранятся в тех же местах, что и при их соединении. Изменения, внесенные Вами в любом месте, отражаются в другом. Вы также можете выбрать параметр «В виде значка», чтобы отобразить электронную таблицу в виде простого значка в документе Word, который Вы можете щелкнуть, чтобы открыть электронную таблицу в Excel.
Когда Вы закончите, просто нажмите «ОК», чтобы вставить таблицу.
В зависимости от форматирования Word Вам может потребоваться изменить размер или изменить его, чтобы все было видно.
Очень часто, решая различные офисные задачи, мы храним и обрабатываем данные либо в электронных таблицах Excel, либо в текстовом редакторе Word. Причем, чаще всего эти данные взаимосвязаны между собой. Например, таблица Excel или ее фрагмент копируется и вставляется в Word.
Плюсы такого подхода очевидны: пользователь не связан в выборе средств хранения данных.
Однако, есть и существенный минус, а именно: если в исходной таблице данные изменяются, то мы обязательно должны проследить, чтобы во всех связанных документах эти данные были откорректированы. Поэтому, тема копирования, внедрения и связывания данных из различных документов, оказывается весьма актуальной. В данном видеоуроке я хочу вам рассказать, какими тремя способами мы можем скопировать данные из Excel в Word, а также, как установить связь между этими данными.
Полученная таблица является самой обыкновенной таблицей Word. Мы можем форматировать или редактировать ее как угодно: изменять или добавлять данные. При этом, исходная таблица Excel не изменяется никаким образом. Аналогично, если в исходной таблице я буду вносить какие-то изменения, в скопированной таблице ничего ихзменяться не будет. Просто, но не совсем удобно.
Второй способ копирования данных предполагает вставку в документ Word таблицы Excel, как полноценного объекта. На этот раз при копировании мы воспользуемся режимом специальной вставки данных. По прежнему таблица с данными в наших двух документах не связана между собой, что неудобно. Однако, работая в текстовом редакторе word, мо получаем под рукой полноценную Excel-таблицу, в которую можно вводить формулы, создавать графики и все будет работать.
Последний, третий способ копирования данных предполагает их связывание в процессе специальной вставки. По внешнему виду появившаяся таблица ничем не отличается от предыдущих, однако по сути, это совершенно другой объект, отличный от предыдущих. На этот раз перед нами находится уже не таблица, а ссылка на первоначальный источник данных. Если с исходными данными Excel что-либо произойдет, мы эти изменения сразу же увидим в текстовом документе Word. Для этого связанные данные необходимо своевременно обновлять. Закрыв полученный текстовый документ, продолжим редактировать таблицу Excel. Тогда, при повторном открытии текстового документа, Word предупреждает нас, что в документе имеются связанные данные, которые зависят от внешнего источника и предлагает нам их обновить.
Для связи двух документов Word можно воспользоваться командой Специальная вставка (менюПравка ) или командойФайл (менюВставка ).
В тех случаях, когда нужно вставить часть документа, следует пользоваться командой Специальная вставка .
Поскольку текст в различных документах может быть отформатирован по-разному, для того, чтобы связываемый текст был вставлен в формате документа-приемника в поле списка Как диалогового окнаСпециальная вставка необходимо выбрать опциюНеформатированный текст .
Когда курсор находится внутри связываемой области документа-приемника, вся область выделяется серым цветом. Хотя связанный текст можно редактировать в документе-приемнике, внесенные во время редактирования изменения будут утеряны при обновлении связи. Серый фон напоминает о том, что выделенную часть редактировать не следует. Если область связи не подсвечена, выберите команду Параметры (менюСервис ) и на вкладкеВид в раскрывающемся спискеЗатенение поля выберите строку «При выделении » или «Всегда ».
Для того чтобы увидеть в документе-приемнике имена файлов, с которыми связаны вставленные элементы, выберите команду Параметры менюСервис и на вкладкеВид активизируйте флажокКоды полей . При этом в документе будет отображаться не вставленная информация, а указания на связь с файлами-источниками.
Информация о наличии и характере связей отображается в диалоговом окне Связи (команда Связи менюПравка ) (рис.7.7).
Рис. 7.7. Диалоговое окно команды Связи
Обновление связей может происходить автоматически, если выбрана соответствующая кнопка. При установке опции По запросу обновление происходит:
при открытии или распечатке файла документа-приемника;
при нажатии быстрой клавиши обновления полей F9.
Связывание таблицы Excel и документа Word
Процедура связывания таблицы Excel и документа Word не отличается от связывания двух документов Word , рассмотренного выше.
Наиболее важный момент при связывании таблицы с документом заключается в выборе формата.
При выборе формата Объект таблица будет вставлена как объект приложения Excel и может быть редактирована в Excel после двойного щелчка мышью по этому объекту.
Для того чтобы вставить таблицу в виде таблицы, а не как обычный текст, следует выбрать формат Текст в формате RTF . При этом обычно приходится отредактировать ширину столбцов и высоту строк, чтобы таблица выглядела аккуратно.
Если выбрать формат Неформатированный текст , таблица будет вставлена не в виде таблицы, а в виде обычного текста, причем данные различных ячеек будут разделены знаками табуляции.
При выборе форматов Рисунок иРастр таблица вставляется как рисунок и будет редактироваться средствами Excel при двойном щелчке мышью по рисунку. При связывании диаграммы Excel с документом Word следует всегда выбирать форматРисунок .
Вообще Word хорошо «подготовлен» к интеграции Excel-таблицы в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов Word имеется кнопка Добавить таблицу Exce l., которая служит для вставки таблицы Excel в качестве объекта в документ Word. После щелчка на этой кнопке и выбора размера таблицы в документ будет вставлена чистая таблица.
При внедрении объектов все действия выполняются аналогично связыванию, только активизируется опция Вставить вместоСвязать . При внедрении документа связь с исходной информацией отсутствует, однако сохраняется возможность редактирования внедренного документа инструментами и средствами приложения-источника.