Контакты аутлук. Импорт или экспорт контактов из Outlook

Мастер импорта и экспорта в Outlook упрощает импорт контактов из CSV-файла.

В Outlook 2013 или Outlook 2016 в верхней части ленты выберите вкладку Файл .

Если на ленте нет элемента Файл , у вас не Outlook 2016 и не Outlook 2013. В этом случае вы можете найти инструкции по импорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook?

Выберите Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт . Запустится мастер импорта и экспорта.



Выберите Импортировать из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее .



Выберите вариант Значения, разделенные запятыми и нажмите кнопку Далее .



В диалоговом окне Импорт файла найдите файл с контактами и дважды щелкните его.



Выберите один из перечисленных ниже вариантов, чтобы указать, как приложение Outlook должно обрабатывать дублирующиеся контакты:

• Заменять дубликаты при импорте. Если контакт есть в Outlook и вашем файле, Outlook удаляет сведения о контакте и использует данные из файла. Это значение следует выбирать, если сведения о контактах в файле являются более полными или актуальными, чем в Outlook.

  Разрешить создание дубликатов. Для контактов, присутствующих и в Outlook, и в файле, Outlook создает дубликаты: один с исходными данными Outlook, а другой - с данными, импортированными из файла. Позже можно объединить эти сведения и удалить дубликаты. Этот вариант применяется по умолчанию.

  Не импортировать дубликаты. Если контакт есть в Outlook и в файле, Outlook сохраняет сведения о контакте и удаляет данные из файла. Этот вариант следует выбирать, если сведения о контактах в Outlook являются более полными или актуальными, чем в файле.

При необходимости прокрутите список Выбор папки вверх, выберите папку Контакты и нажмите кнопку Далее . Если вы используете несколько учетных записей электронной почты, выберите папку "Контакты" под нужной из них.



Нажмите кнопку Finish (Готово).



Outlook сразу же начнет импорт контактов. Когда индикатор хода выполнения импорта исчезнет, это означает, что импорт завершен.

Чтобы просмотреть свой список контактов, в нижней части Outlook щелкните значок .

Для импорта контактов в свою учетную запись Outlook в Интернете используйте файл данных с разделителями-запятыми (CSV).

Совет: Для получения наилучших результатов используйте CSV-файл в кодировке UTF-8. Эта кодировка подходит для всех языков и алфавитов.

Выберите версию

Инструкции немного различаются в зависимости от того, какую версию Outlook в Интернете вы используете: классическую или новую. Выберите свою версию Outlook в Интернете, чтобы просмотреть подходящие инструкции.

Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.

Инструкции для новой версии Outlook в Интернете

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Почему меня должна беспокоить кодировка UTF-8?

Как правило, при импорте контактов нет необходимости вникать в технические аспекты хранения текста в CSV-файле. Однако если контактные данные содержат символы, которые отсутствуют в английском алфавите, например греческие, кириллические, арабские или японские, при импорте контактов могут возникнуть проблемы. Поэтому при экспорте контакты следует сохранить в файле с кодировкой UTF-8, если такая возможность будет доступна.

Если контакты невозможно экспортировать в кодировке UTF-8, экспортированный CSV-файл можно преобразовать с помощью Excel или сторонних приложений. Инструкции будут отличаться в зависимости от приложения и его версии.

Преобразование CSV-файла в кодировку UTF-8 с помощью Microsoft Excel 2016

В Excel создайте новый пустой документ (книгу).

В меню Данные выберите пункт Из текстового/CSV-файла . Выберите экспортированный CSV-файл (чтобы его увидеть, может потребоваться выбрать тип файла Текстовые файлы (....csv) ). Нажмите кнопку Импорт .

В открывшемся диалоговом окне в поле Кодировка файла выберите кодировку, которая обеспечит правильное отображение текста, например Кириллица (Windows 1251) , и нажмите кнопку Загрузить .

Убедитесь в правильности отображения символов в Excel.

На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как . Введите имя файла и выберите тип файла CSV UTF-8 (разделитель - запятая) (*.csv) .

Иногда бывает необходимо «подружить» программы, разработанные компаниями-конкурентами, какими, к примеру, являются Google и Microsoft. Что же делать, если какие-то контакты были записаны в почту Gmail, но вам необходимо перенести их в MS Outlook? Рассказываем в этом материале.

Шаг 1: Экспорт контактов Gmail

Сначала экспортируйте свои контакты из Gmail в виде файла CSV, чтобы на втором этапе перенести их в Outlook.

• Для этого войдите в Контакты Google по ссылке https://contacts.google.com.
• Нажмите «Ещё» слева и выберите «Экспорт». Вам будет предложено перейти в старую версию сайта - соглашайтесь.
• Находясь в старой версии Контактов, нажмите справа вверху «Ещё» и снова выберите «Экспортировать …».
• Чтобы сохранить все контакты, выберите соответствующую опцию.
• Чтобы Outlook смог прочитать ваши контакты, выберите «Формат Outlook CSV» и нажмите «Экспорт». Сохраните файл CSV в каталоге, где вы можете быстро его найти - например, на рабочем столе.

Шаг 2. Импорт контактов Google в Outlook

Следующие инструкции относятся к Outlook 2016. В более старых версиях навигация по меню может немного отличаться.

• Запустите Outlook, нажмите «Файл» и выберите «Открыть и экспортировать».
• Нажмите «Импорт / Экспорт». Откроется новое окно «Мастер импорта / экспорта».
• Выберите «Импорт из другой программы или файла» и подтвердите с помощью «Далее». Для типа файла выберите «Значения, разделенные запятой (DOS)».
• На следующем этапе выберите файл, который вы только что загрузили. Затем выберите один из параметров импорта и нажмите «Далее».
• Установите целевую папку «Контакты» и подтвердите выбор кнопкой «Далее».

Важно: на этом этапе не нажимайте «Готово», а выберите сначала «Назначить пользовательские поля».

Нет никаких причин объяснять, почему важно знать, как перенести контакты из Outlook в Android. Подобные действия позволяют сохранить связи и не лишиться важных номеров в случае замены смартфона. Способна понадобиться указанная функция и в иных случаях, но независимо от причин, заставивших пользователя искать доступные и эффективные способы переноса, ознакомиться с процессом копирования телефонов следует всем абонентам. Ведь заранее предсказать, когда пригодится подобный навык, невозможно, а искать различные методы решения проблемы, когда нужно срочно действовать, будет крайне неудобно.

При этом стоит указать, что желающим перенести контакты следует иметь учётную запись Google. Теоретически, можно обойтись и без Gmail, но представить владельца андроида без подобного аккаунта сейчас невозможно, поскольку именно наличие профиля делает доступными большинство современных мобильных приложений.

Желающим перекинуть сохранённые контакты следует воспользоваться инструкцией с официального портала Microsoft Office. Она написана на английском языке, а полноценного русскоязычного эквивалента на сайте не предусмотрена (используется лишь автоматический перевод страниц). Но в целом рекомендуется совершить следующие действия:

На этом первый этап заканчивается, а полученный файл можно использовать для переноса контактных сведений в любое нужное место. Информация останется доступной и неизменной.

Как копировать контакты из Outlook в андроид?

Второй этап копирования заключается в банальном переносе сохранённого файла на андроид. Удобнее всего для этого использовать учётную запись Google. Тем, кто пока не знает, как перенести контакты с Outlook на Android, стоит:

1. открыть в браузере аккаунт Google и авторизоваться в системе;
2. переключиться на раздел с контактной информацией;
3. выбрать в меню предложение импортировать контакты;
4. указать путь к сохранённому ранее документу;
5. запустить процесс переноса;
6. затем, чтобы перекинуть сведения из учётной записи на телефон (если потребуется), стоит открыть телефонную книгу на смартфоне;
7. заглянуть в ниспадающее меню и найти уже знакомую функцию импортирования;
8. указать параметры переноса, заострив особое внимание на списке требуемых людей (или выбрав перенос всех имеющихся телефонов одновременно);
9. запустить перенос.

К счастью, Microsoft Outlook и Excel являются превосходными партнерами. Ранее мы приступили к созданию списка контактов. Располагая теперь информацией о новых членах команды, мы можем добавить соответствующую информацию в наш список и без проблем импортировать эти данные в Outlook Contacts (Контакты Outlook). На рис. 1 показан список контактов, к созданию которого мы приступили.

Первая строка представляет собой строку заголовков, которые использованы в контактах программы Outlook. (Мы экспортировали список контактов из Outlook в формате Excel, чтобы можно было определить точные названия заголовков столбцов, которые рассчитывает обнаружить Outlook.) Как уже указывалось, очень важно, чтобы вы не изменили ни одно из названий заголовков столбцов (в противном случае импорт не сработает). Кроме того, мы скрыли некоторые столбцы - например, столбец С (Отчество), - однако это не повлияет на импорт. Когда Outlook будет импортировать список контактов, он проверит данные в столбцах под каждым заголовком и вставит обнаруженные данные в профиль нового контакта.

Контакты следует добавлять в электронную таблицу один за другим, не оставляя пустых строк между ними. И еще одно важное замечание: если вы добавляете Grant St. Move в столбец категории для каждого из заинтересованных лиц и членов команды, после того как импортируете эту информацию в Outlook Contacts, вы можете произвести отбор в Outlook по категории, которая называется Grant St. Move, чтобы найти все контакты, связанные с данным проектом. Если у вас есть список контактов сотрудников сайта popraktike.ru , то процедура импорта будет аналогична.

Допустим, мы хотим импортировать в наш список контактов контактную информацию по Стиву Грину, нашему старшему сетевому администратору, и Эйми Оуэн, его заместителю. Мы уже ввели известную нам информацию в каждый из столбцов, начиная с Title (Название), FirstName (Имя), LastName (Фамилия) и т.д. Далее мы переходим в программу Outlook и выбираем команду File → lmport and Export (Файл → Импорт и Экспорт). В результате ее выполнения на экране появится диалоговое окно Import and Export Wizard (Мастер). Как показано на рис. 2, выберите из списка элемент Import from Another Program or File (Импортировать из другой программы или файла) и щелкните мышью на кнопке Next (Далее).

В следующем диалоговом окне мастера выберите элемент Microsoft Excel 97-2003, чтобы указать программе тип файла, из которого необходимо импортировать данные. Щелкните на кнопке Next . В очередном диалоговом окне мастера введите путь и имя файла, в котором содержатся импортируемые данные. В группе Options (Параметры) выберите один из следующих переключателей: Replace duplicates with items imported (Заменить похожие записи), Allow duplicates to be created (Создавать копии дубликаты похожих записей) или Do not import duplicate items (He импортировать похожие записи). Щелкните на кнопке Next (Далее).

В следующем диалоговом окне мастера выберите папку программы Outlook, в которой необходимо сохранить импортированные контакты. Разумеется, вы, скорее всего, выберете папку Contacts (Контакты). Щелкните на кнопке Next , а затем - на кнопке Finish (Готово). Если вы надлежащим образом подготовили свой файл для импортирования, то новые данные появятся в папке Contacts.

Теперь, когда члены нашей команды добавлены в список контактов и надлежащим образом импортированы в Outlook Contacts, мы рассмотрим оборудование и материалы, которые могут понадобиться для выполнения нашего проекта.

Данные о людях, с которыми вы контактируете каким-либо образом можно хранить в контактах Outlook. Папка "Контакты" в Outlook обеспечивает возможность хранить не только адреса электронной почты и телефоны контактов, но и дни рождения, годовщины, почтовые адреса, адреса web-узлов, организации, должности, изображения и др.

Как просмотреть контакты в Outlook?

Для того, чтобы просмотреть контакты в Outlook 2007, необходимо зайти в меню "Переход" и выбрать пункт "Контакты", либо нажать сочетание горячих клавиш Ctrl+3.

Контакты в Outlook можно просматривать в виде визитных карточек, адресных карточек, списка телефоном и так далее, текущее представление контактов можно настроить в соответствии со своими предпочтениями.

Как посмотреть адресную книгу в Outlook?

Адресная книга - это книга, в которой хранятся адреса электронной почты. Открыть и просмотреть адресную книгу Outlook можно разными способами, например, кликнуть на кнопку с изображением книги в стандартной панели инструментов, либо зайти в меню "Сервис" и выбрать пункт "Адресная книга". Можно также воспользоваться сочетанием горячих клавиш Ctrl+Shift+B.

Следует заметить, что в адресной книге отображаются только те контакты, у которых заполнено поле "Электронная почта". Если этот параметр у контакта не заполнен, то в адресной книге он не отображается. Адресная книга в Outlook 2007 выглядит следующим образом: